Kaynak Geliştirme Kültürü Yaratmak: KAÇUV Örneği

Röportaj: Halil Mete Yapıcı

Çocukları tedavi gören aileler ve hekimlerin bir araya gelmeleriyle kurulan Kanserli Çocuklara Umut Vakfı (KAÇUV), maddi sorunlar nedeniyle tedavisi aksama riski taşıyan çocukların tedavilerinin sürekliliğini sağlıyor. Kaynak geliştirme stratejisi kapsamında bireysel ve kurumsal bağışçılarla sürdürülebilir bir ilişki kurmaya önem veren ve bağışlar sayesinde yapılan çalışmaların yarattığı etkiyi destekçileriyle düzenli olarak paylaşan KAÇUV, 2018 İstanbul Maratonu’nda bireysel koşucular ve kurumsal koşu takımları aracılığıyla 1.737.190 TL bağış toplayarak bir rekor kırdı. Vakıf, bu başarısının kurumda hâkim olan kaynak geliştirme kültürünün ve tüm koşucular ile bütün bir yıla yayılan iletişimin bir sonucu olduğunu düşünüyor. Ayın yazısında, KAÇUV Kaynak Geliştirme Koordinatörü ve TÜSEV Filantropi Profesyonelleri Eğitim Programı 2016 Mezunu Halil Mete Yapıcı, vakfın kaynak geliştirme stratejisi ve bireysel ve kurumsal bağışçılarla kurdukları ilişkilerin yanı sıra yardımseverlik koşuları kapsamında yürüttüğü kampanya ve diğer sivil toplum kuruluşlarına sunduğu öneriler hakkındaki sorularımızı yanıtladı.

Kanserli Çocuklara Umut Vakfı’nın (KAÇUV) kaynak geliştirme stratejisinden ve bireyler ve kurumlardan kaynak geliştirmek için kullandığı yöntemlerden bahsedebilir misiniz? Bireysel ve kurumsal bağışçılar vakfın kaynaklarının ne kadarını oluşturuyor?

KAÇUV kaynak geliştirme stratejisi (aslında strateji yerine kaynak geliştirme kültürü demeyi tercih ediyorum), kurumsal veya bireysel destekçiyi çocuklarımızın hikâyesine ortak etme temeline ve açık iletişim, şeffaflık ve geri bildirim süreçlerine dayanıyor. Kurumsal ve bireysel bağışçının talepleri ile vakfın ihtiyaçlarını ortak bir paydada buluşturarak çoğu zaman küçük bağışlardan maksimum fayda yaratmak için çalışıyoruz. Bu süreçte bağışçılar ile ilişkilerimizi ise bağışçı türüne göre değişkenlik gösteren yöntemlerin yanı sıra düzenli geri bildirim ve iletişim sistemimiz ile sürdürülebilir hale getirmeye çalışıyoruz. Tüm bunları yaparken motivasyonumuz ise bağışçı aidiyetini güçlendirmek.

KAÇUV’un yukarıda bahsettiğim kaynak geliştirme kültürü çerçevesinde bağışçıya ulaştığımız alanları üç başlık altında toplayabiliriz: kurumsal bağışlar (kurumsal sosyal sorumluluk (KSS) kapsamında ürün iş birliği, ürün ve hizmet sponsorluğu, kurumsal gönüllülüğe dayalı kaynak yaratma etkinlikleri); bireysel bağışlar (düzenli bireysel bağışlar, dijital bağış modülleri, sertifika ve özel gün bağışları, kitle fonları, bireysel kaynak geliştirme kampanyaları); hibe ve fonlar (ulusal ve uluslararası hibe programları). Bireysel bağışlar KAÇUV’un yıl içerisindeki toplam bağışlarının %55’ni, kurumsal bağışlar ise %45’ni oluşturuyor.

2018 İstanbul Maratonu’nda Adım Adım kampanyası aracılığıyla bir rekor kırarak 1.737. 190 TL bağış topladınız. Bu bağış, 2018 yılı içerisinde aldığınız toplam bağışın ne kadarını oluşturuyor? Bu başarıyı elde etmenizde etkili olan faktörler nelerdir? KAÇUV olarak maratona nasıl hazırlandınız? Bireysel ve kurumsal koşucuların maratona hazırlanması için ne tür çalışmalar yaptınız?

Yardımseverlik koşusu, katıldığınız bir spor faaliyetini sosyal faydaya çevirmenin yegâne yolu. Bir STK ve proje çerçevesinde gerçekleşse de yardımseverlik koşusunun öznesi gönüllü koşucu ve nesnesi bireysel bağışçı.  Bireysel bağışçılardan kaynak geliştirmede daha avantajlı alanlarda (eğitim, çocuk, sağlık, sosyal eşitsizlik vb.) faaliyet gösteren STK’lar için de önemli bir potansiyele sahip. Tüm STK’lar yardımseverlik koşularıyla kaynak yaratabilir, ama bireysel bağışçıda daha hızlı karşılık bulan ve doğrudan etki yaratan konular, yardımseverlik koşularında her zaman daha fazla ön plana çıkıyor.

2018 İstanbul Maratonu’nda gönüllü koşucularımızın rekoru/başarısı, aslında beş yıllık bir sürecin ürünü. İlk yardımseverlik koşusu kampanyamızı 2014 yılında gerçekleştirerek 11 gönüllü koşucumuzla 24.000 TL bağış topladık. Her yıl yeni şeyler öğrenerek, biraz da doğaçlama yaparak, gönüllü koşucu sayımız ve toplanan bağış tutarında pozitif bir ivme yakaladık: 2015’te 225 gönüllü koşucu ile 320.000 TL bağış, 2016’da 424 gönüllü koşucu ile 721.000 TL bağış, 2017’de 884 gönüllü koşucu ile 1.362.000 TL bağış ve 2018’de 1060 gönüllü koşucu ile 1.737.190 TL bağış topladık. Bu istatistiğin en güzel tarafının, ilk defa yardımseverlik koşusu yapacak STK’lara, her şeyin mümkün olduğuna dair bir motivasyon vermesi olduğunu düşünüyorum. Kaynak yaratma amaçlı uygulamaya yeni başladığınız bir yöntemle aldığınız ilk sonucun sadece bir başlangıç olduğunu kabul edip, STK’nızda o alana dair bir bağış kültürü yaratarak bu kültürü doğru yöntemlerle devam ettirirseniz potansiyelinizi ortaya çıkartabilirsiniz. Yardımseverlik koşusu, kaynak geliştirme bağlamında bir STK’nın kendini ve yöntemlerini geliştirebileceği alanlardan sadece bir tanesi.

Türkiye’de çoğumuzu yardımseverlik koşusu kavramıyla tanıştıran Adım Adım oluşumu, kaynak geliştirme sürecinin yönetimi ve iyi örnekler konusunda açık kaynaklara sahip. Biz de birçok STK gibi süreçte bu kaynaklardan fazlasıyla yararlandık. Fakat bunları mümkün olduğunca düzenli ve belli bir zaman düzleminden bağımsız olarak yapmaya çalıştık.

Yardımseverlik koşucularının profili temelde ikiye ayrılıyor: bireysel koşucular ve kurumsal takımlar.  Bireysel gönüllü koşucuların her biriyle yıl boyunca iletişimimizi sürdürüyoruz. Sosyal medya paylaşımları, bağışçı/gönüllü ve paydaşlara e-posta gönderimi ve gönüllü gruplarına sunumlar yapıyoruz. Kurumsal takımlar ise genelde özel sektör çalışanlarının kurduğu ve firmalarının doğrudan veya dolaylı olarak desteklediği koşu takımları oluyor. Özellikle son yıllarda yardımseverlik koşularına katılanların büyük bir çoğunluğu kurumsal takımlardan oluşuyor.

KAÇUV olarak biz de çeşitli alanlarda faaliyet gösteren şirketler ile yaptığımız toplantılarda yardımseverlik koşusundan bahsediyor, koşunun çalışan mutluluğu üzerinde ve kurumun toplumdaki algısında yarattığı pozitif etkilere dikkat çekiyor ve bu aktiviteyi kurumsal gönüllülüğün ötesinde değerlendirmelerini istiyoruz. Kurumsal bir takım kurmak için her kurumun motivasyonu farklı olabiliyor. Örneğin KSS projeleri yürüten bir kurum, yardımseverlik koşusunu çalışanlarını sosyal sorumluluk faaliyetlerine ortak etmenin bir yolu olarak görürken, kurumsal düzeyde sosyal sorumluluk projesi yürütmeyen bir kurum yardımseverlik koşusunu çalışanların birlikte sosyal fayda yaratabileceği bir fırsat olarak görebiliyor. Bir STK için ise kurumsal takımlar, bağış potansiyeline ulaşmada önemli bir dönüm noktası, çünkü kurumsal bir takımın maratona katılması, ortalama 30-40 kişilik bir gönüllü koşucu grubunun STK’nız için koşması ve kampanya başlatması anlamına geliyor.

Bireysel gönüllü koşucu tarafında işler biraz daha sıcak iletişimle ilerliyor. Yıl boyunca her bir bireysel koşucu adayıyla ayrı ayrı iletişime geçiyoruz. Sosyal medya paylaşımları, bağışçı/gönüllü ve paydaşlara yönelik mailingler ve gönüllü gruplarına sunumlar yapıyoruz. Bir STK’yı en iyi tanıyanlar, düzenli bağışçıları ve gönüllüleridir. KAÇUV olarak düzenli bağışçılarımıza ve gönüllülerimize, dahil oldukları bu yardım serüvenlerine arkadaşlarını, ailelerini ve tüm sosyal çevrelerini ortak edebilecekleri bir yoldan bahsediyoruz: yardımseverlik koşusu. Daha sonra da akıllarındaki maratoncu imajını yıkıp koşunun bir amaç değil araç olduğunu, bitiş noktasını geçtiklerinde, elde ettikleri dereceyi değil yarattıkları iyiliği düşünmelerini istiyoruz.

2018 İstanbul Maratonu kapsamında çevresini harekete geçirerek bağış toplayan gönüllü koşucular nasıl bir profile sahip? Bu gönüllüler bağış toplamak için ne gibi yöntemler kullanıyorlar? Kampanya kapsamında bireysel koşucular ve gönüllü ve kurumsal koşu takımları ile nasıl bir ilişki geliştiriyorsunuz? Koşucuların yürüttükleri kampanyaya KAÇUV nasıl bir katkı sunuyor?

Yardımseverlik koşucularının büyük bir kısmının motivasyon kaynağı, koşu değil yaratacakları sosyal fayda oluyor. Katılımcıların yaklaşık %80’i bağış toplamak için koşuyor. Bu yıl yardımseverlik koşusuna katılanların büyük bir kısmı ise ilk defa bir maratona katıldı.

Bizim açımızdan gönüllü koşucuların aşması gereken iki önemli eşik var: Koşmak ve bağış toplamak. Bu eşikleri aşmak bir gönüllü koşucu için maraton hikâyesinde dönüm noktalarını oluşturuyor. İlk eşiği aşmak, yani koşmaya karar vermek için koşuyu hem bir araç olarak hem de eğlenceli ve belki de ilk defa deneyimleyecekleri bir etkinlik olarak görmelerini istiyoruz. Parkurun tamamını koşarak bitirmek zorunda olmadıklarını, fiziksel ve psikolojik sınırlarının izin verdiği kadar koşmalarının yeterli olduğunu geçmiş koşucuların tecrübelerinden anekdotlar vererek anlatıyoruz.

Diğer eşiği aşmak, yani bağış çağrısı yapmak ise ilk defa yardımseverlik koşusu yapan bir gönüllü için sürecin en zor parçası oluyor. Biz de bu süreci gönüllü koşucunun iyilik serüvenine dönüştürmeye çalışıyoruz. Bunu yaparken, hedef grubumuzda yer alan çocuklarımızın hikâyelerinden yola çıkarak gönüllü koşucu adayına KAÇUV olarak mücadele ettiği sorunları ve bu sorunlara geliştirdiğimiz çözümleri anlatıyoruz. Gönüllü koşucularımızın ortak motivasyonları yaratacakları sosyal fayda olsa da her koşucu için bu sosyal faydanın ölçeği değişiyor. Kimi koşucu için faydalanıcı sayısı, kimileri için faydanın niteliği veya bir başkası için etki süresi ve alanı… Bundan dolayı bir gönüllü koşucu adayı ile iletişim kurarken sorunun tanımı, geliştirilen çözüm yöntemleri ve başarılı uygulamaları her yönüyle ama mümkün olan en basit ve kısa şekilde anlatmaya çalışıyoruz.

Yardımseverlik koşusu yapmaya karar veren her gönüllü koşucu, Adım Adım İyilik Peşinde Koş Platformu’nda (ipk.adimadim.org) bir kampanya sayfası oluşturuyor ve tüm sosyal çevresine bağış çağrısı yapıyor. Bağış çağrısı için en etkili yöntemler ise kişiselleştirilmiş e-postalar ve anlık mesajlar. Bağış çağrısında bulunan gönüllü koşucularımızın kullanabileceği örnek mektuplar hazırlıyor ve sosyal medya paylaşımları için görseller tasarlıyoruz. Bağışçılarına ulaşabilecekleri kanallar hakkında bilgilendirmeler yapıyoruz. Tüm bunların ötesinde, koşucularımızın kullanacağı iletişim dilini şekillendirmeye çalışıyoruz. Gönüllü koşucularımızdan projeyi değil, bu proje için neden koştuklarını, yani iyilik serüvenlerini anlatmalarını istiyoruz. Bağış çağrısında bulundukları kişilere sadece var olan sorunlardan değil, bağış yaptıklarında nasıl bir değişimin parçası olacaklarından bahsetmelerini istiyoruz.  Bağış mektuplarını görseller ve videolarla güçlendirmelerini, projeyle ilgili daha ayrıntılı bilgi almak isteyen potansiyel bağışçılarla ilgili web sitesi bağlantısını paylaşmalarını ve bağışçılarına projedeki gelişmelerle ilgili geri bildirimde bulunmalarını istiyoruz. Bunlarla birlikte, süreci agresif bir kaynak yaratma yöntemine dönüştürmemeye dikkat ediyoruz. Zaten zor bir eşiği aşarak koşmaya ve bağış toplamaya karar veren gönüllü koşucuya sadece bağış odaklı yaklaşmanın, koşucunun STK’ya duyduğu aidiyete zarar vereceğini düşünüyoruz.

Maraton sürecinde gönüllü koşucularımıza kampanyanın güncel verilerini belirli aralıklarla aktarıyor ve kazanımlarımızdan bahsediyoruz. Örneğin kampanyanın ilk haftası sonunda gönüllü koşucularımıza hedefimize ulaşmak için kalan miktarı değil, o ana kadar topladıkları bağışlarla kaç çocuğumuza umut olduklarını anlatıyoruz.

Bireysel gönüllü koşucular ile yüz yüze iletişim olanakları çok kısıtlı ve kimi zaman olanaksız olabiliyor. Bundan dolayı mail, anlık mesajlaşma uygulamaları ve birebir telefon iletişimi gerçekleştirmeye çalışıyoruz.

Kurumsal takımlar için ise bu iletişim sürecinde avantaj ve dezavantajlar iç içe geçmiş durumda. Bir kurumsal takımın bir STK için koşmaya karara vermesi iki şekilde gerçekleşebiliyor. Kurum yetkilileri farklı STK’lar ile görüşüp karar alabilirken, son zamanlarda kurum çalışanlarının oylaması ile de karar veriliyor. Bir kurumun kendi çalışanlarına hangi STK için koşmak istediğini sorarak yaptığı oylama sonucunda belirlediği STK’nın bağış potansiyeli çok daha yüksek oluyor. Nihayetinde kurumsal takımın en büyük avantajı, gönüllü koşucularınız ile yüz yüze iletişim kurma fırsatı tanıması.

Kurumsal takımlarda maraton süreciyle ilgilenen çalışanlar bunu gönüllü olarak yapıyorlar, dolayısıyla süreç boyunca bu iş için ayırabilecekleri zamanları kısıtlı oluyor. Bu yüzden sürecin sorunsuz bir şekilde ilerlemesini sağlamak için kurumsal takım sorumlularını yönlendirmek çok önemli. KAÇUV için koşmaya karar veren kurumsal takımlara ilk olarak bir iş planı hazırlıyoruz. Çalışanlarına maraton katılımını duyurabilmeleri için hoş geldin konulu bir e-posta tasarlıyoruz. Kısaca projemizden bahsettiğimiz bu e-posta görseli kurum tarafından iç iletişimde kullanılıyor. Daha sonrasında, gönüllü koşucular veya koşucu adaylarının katılacağı bir sunum organize etmeye çalışıyoruz ve sunumun 20 dakikayı geçmeyecek şekilde olmasına özen gösteriyoruz. Projeyi ve maraton sürecini anlattığımız bu sunumun çok önemli olduğunu düşünüyorum. Gönüllü bir koşucunun bağış çağrısında bulunmasını ancak projenize ikna olması sağlar. Kurumsal sunumlar bir STK’ya projesini istediği gibi anlatma imkânı sağlıyor.

Kurumsal koşucular maratona takım olarak katıldıkları için daha kolay motive olabiliyorlar; birlikte hareket etme psikolojisi motivasyonlarını güçlendiriyor. Bu motivasyonu bireysel gönüllü koşucularda da sağlayabilmek için takımlaşma konusunda yönlendirmeler yapıyoruz. Bireysel gönüllü koşuculara takım kurmanın zor olamadığını, küçük de olsa takımlar oluşturabileceklerini ve maraton serüvenlerini takım ruhuna dönüştürebileceklerini anlatıyoruz. 2018 İstanbul Maratonu’na bireysel olarak katılan birçok koşucumuz arkadaşları ile kendi takımlarını oluşturdular. Takımları için bir isim buldular, çok sık olmasa da birlikte antrenman yaptılar, anlık mesajlaşma uygulamalarında gruplar oluşturdular. Bu durum maraton sürecimizde çarpan etkiler yarattı. Takım oluşturan bireysel gönüllü koşucular sosyal çevrelerindeki potansiyel gönüllü koşucu adaylarını da harekete geçirdiler ve bizim ulaşamayacağımız gönüllü koşucu adaylarına ulaştılar.

Bir STK olarak yardımseverlik koşusu çalışmalarının sadece maraton dönemlerine sıkıştırılmaması gerektiğini düşünüyoruz. Yardımseverlik koşusunu, yıl boyunca iletişim kurduğumuz her kurum, oluşum ve gönüllü grubu ile alternatif bir kaynak yaratma yöntemi olarak paylaşıyoruz. STK tarafındaki yönetim sürecini ise kaynak geliştirme departmanın sınırlarından çıkararak kurumsal iletişim ve gönüllülük bölümleri ile birlikte yürütüyoruz.

Günün sonunda, bir gönüllü yardımseverlik koşucusu bağış toplamanın ötesinde, insanlara ulaşabileceğiniz en samimi ve güvenilir iletişim elçiniz oluyor. Gönüllü koşucular tarafından yaratılan farkındalık bir STK’nın çok büyük bütçelerle bile ulaşamayacağı bir çarpan etkisine sahip.

2018 İstanbul Maratonu’nda KAÇUV için koşan koşucuların sayısı nedir? Toplanan bağışların ne kadarı bireysel ne kadarı kurumsal ve gönüllü koşu takımları aracılığıyla yapıldı? Bağışların ne kadarı bireysel ne kadarı kurumsal bağışçılar tarafından yapıldı?

2018 İstanbul Maratonu’nda 1.060 gönüllü koşucu KAÇUV için bağış toplamak amacıyla koştular. Bir kurumsal takımın parçası olarak koşan gönüllü koşucu sayısı 670, bireysel gönüllü koşucu sayısı ise 390’dı. Bu koşucular 14.933 bağışçıya ulaşarak 1.737.190 TL bağış topladılar. Bu miktarın 1.016.641 TL’si kurumsal koşu takımları tarafından, 342.815 TL’si bireysel koşucular tarafından kurulan gönüllü takımlar tarafından, 377.734 TL’si de bireysel koşucular tarafından toplandı.

Özellikle yardımseverlik koşuları kapsamında KAÇUV’a bağış yapan bireylerle sonrasında nasıl bir iletişim kuruyorsunuz? Yardımseverlik koşuları aracılığıyla KAÇUV’a ilk defa bağış yapan bireylerin ne kadarı sonrasında düzenli bağışçınız oluyor?

Yardımseverlik koşusu kampanyaları çerçevesinde bağış yapan destekçilerle bağış yaptıkları projeye dair güncellemeleri belirli aralıklarla paylaşıyoruz. Bu güncellemeler, bağışçının STK’ya duyduğu güveni güçlendirirken aynı zamanda gönüllü koşucunun gelecekte yapacağı yardımseverlik koşusu kampanyalarında aynı bağışçılardan tekrar bağış alma ihtimalini artırıyor.

Aynı zamanda telefundraising çalışması yapıyoruz. Bu kapsamda, KAÇUV’a bir defa bağış yapmış düzenli bağışçı adayları ile iletişime geçerek, bağışları sayesinde hayata geçirdiğimiz çalışmalar hakkında bilgi veriyor ve bağışlarını düzenli hale getirdiklerinde yaratacakları sosyal etkiden bahsediyoruz. Yardımseverlik kampanyaları kapsamında tek seferlik bağış yapmış destekçileri düzenli bağış yapmaya teşvik etmek için aradığımızda diğer tek seferlik bağışçılara göre daha yüksek oranda olumlu cevap verdiklerini gözlemledik. Bu da bize gönüllü koşucunun bir STK için önemli bir güvenilirlik referansı sağladığını gösteriyor.

Kaynak geliştirmek, bireysel ve kurumsal bağışçılarla ilişki kurmak ve yardımseverlik koşuları aracılığıyla bireysel ve kurumsal koşucuları harekete geçirmek kapsamında diğer sivil toplum kuruluşlarına önerileriniz nelerdir?

Adım Adım oluşumu, İyilik Peşinde Koş (İPK) platformunda yer alan STK’lara gönüllü profesyonel bir destek sağlıyor. Bunun yanı sıra, yardımseverlik koşusu yapan veya ilk defa yapacak STK’lar için de yine web sitelerinde birçok bilgi yer alıyor.

İlk defa yardımseverlik koşusu yapacak bir STK için önerilerim ise şunlar:

  • Sizin için yardımseverlik koşusu yapmayı düşünen gönüllülerin proje ayrıntılarında boğulmasına izin vermeyin; projenizi basit, kısa ve anlaşılır bir dil kullanarak anlatın.
  • Süreci bütün bir yıla yayın ve tüm iletişim kanallarını kullanın. STK’lar farklı kaynak yaratma araçlarını da yardımseverlik koşusu için alternatif iletişim yöntemleri olarak kullanabilir. Örneğin KAÇUV’da Umut Kafe ismini verdiğimiz mobil kafe, yıl boyunca faaliyet gösterdiği alanlarda yardımseverlik koşusu tanıtımları da yapıyor.
  • Gönüllü koşucularınızı, STK olarak ortaya koyduğunuz projenin destekçileri olarak değil, kendi iyilik serüvenlerini yazan (KAÇUV’un tabiriyle) ‘Umut Elçileriniz’ olarak görün. Gönüllü koşucularınızın projeniz ile empati kurabilecekleri noktaları belirleyin ve koşucularınızla iletişimi bu noktalar üzerinden sürdürün.
  • Projeniz ile ulaşacağınız hedefler, sayısal veriler ve çıktılar önemli, ancak günün sonunda gönüllü koşucunuz içselleştiremediği bir proje için değil, projenizin hikayesi için koşacak. Koşucularınıza projenizin dokunduğu hayatlardan ve onların hikayelerinden bahsedin.
  • Maraton sürecinde koşucularınızı kayıt tarihleri, maraton kitleri, geç kayıt işlemleri, maraton günü ulaşım olanakları, buluşma noktanız ve süreçte yaşayabilecekleri muhtemel aksilikler ile ilgili daima yönlendirin ve destek olun.
  • Maraton sonrasında onlara kocaman bir teşekkür edin. Neleri başardıklarını gösterin, nasıl zor bir sürecin üstesinden geldiklerini anlatın, umut oldukları insanların ve canlıların hayatındaki değişimden ve bağışların ötesinde onların emekleri ile oluşan çarpan etkisinden bahsedin. Kısacası, değişimin bir parçası olduklarını gösterin.