Bireysel Bağışçılarla İlişkiler ve Bağışçı Verileri Yönetimi

TÜSEV tarafından düzenlenen, filantropi ve sivil toplum alanlarından uzmanların stratejik bağışçılık ve filantropi ile ilgili konularda bilgi ve deneyim paylaşımında bulunduğu Filantropi Profesyonelleri Konuşuyor toplantı serisinin üçüncüsü, “Bireysel Bağışçılarla İlişkiler ve Bağışçı Verileri Yönetimi” başlığı ile 28 Şubat tarihinde düzenlendi. Toplantıda, ÇEKÜL Vakfı Kaynak Geliştirme Koordinatörü ve Filantropi Profesyonelleri Eğitim Programı 4. Dönem Mezunu Hülya Bozkurt Doğan bireysel bağışçılarla uzun vadeli bir ilişki kurmak için dikkat edilmesi gereken noktalar hakkında, TEMA Vakfı Bilgi Sistemleri ve Raporlama Bölüm Başkan Yardımcısı ve Filantropi Profesyonelleri Eğitim Programı 4. Dönem Mezunu Alican Yurtsever ise stratejik bağışçılığın gelişmesinde bağışçı verilerinin kayıt altında tutulmasının ve yönetilmesinin rolü hakkında bilgi ve deneyim paylaşımında bulundular.

Toplantıdan öne çıkan başlıklar aşağıda yer almaktadır:

Hülya Bozkurt Doğan, ÇEKÜL Vakfı Kaynak Geliştirme Koordinatörü

  • Bireysel bağışçıları, beklenti ve önceliklerini tespit ederek tanımak onlarla sürdürülebilir ilişkiler kurmak için önemli

Sivil toplum kuruluşlarının (STK) bireysel bağışçılarla farklı amaçlarla ve yollarla ilişki kurabileceğini belirten Hülya Bozkurt Doğan, kişilerin bağış yapma motivasyonlarını, ihtiyaçlarını ve beklentilerini tespit ederek profillerini oluşturmanın ve daha sonra kişiye özel bir iletişim kurmanın STK’ların öncelikleri arasında olması gerektiğini vurguladı. Bozkurt Doğan, bağışçı verilerini bir sistem dahilinde düzenli olarak kayıt altına almanın düzenli bağışçılar kazanmadaki rolünün altını da çizdi. Bireysel bağışçılarla ilişki kurmada sosyal medyanın önemli bir araç olduğuna değinen Bozkurt Doğan, STK’ların sosyal medyayı etkin kullanmalarının öneminin altını çizdi.

  • STK’lar bağışçı verilerini yönetmek için kullanacakları sistemi seçmeden önce ihtiyaçlarını tespit etmeli

Hülya Bozkurt Doğan, bireysel bağışçılarla uzun vadeli bir ilişki kurabilmek için onların güvenini kazanmanın öneminden bahsederek, bu güveni sağlayabilmek için bağışçıların kişisel bilgilerini kayıt altına almanın ve bu bilgileri doğru şekilde kullanmanın önemine değindi. Bireysel bağışçılarla yazılı olarak kurulan iletişimde bağışçının isminin doğru yazılmış olmasının kişinin öncelikleri arasında olduğunu belirtti. Bağışçı verilerini yönetmek için kullanılacak CRM (Customer Relations Management) sistemlerini seçmeden ve büyük yatırımlar yapmadan önce STK’ların kendi ihtiyaçlarını ve kapasitesini tespit etmelerinin ve bağışçı profillerine göre nasıl bir sistem kullanmak istediklerini belirlemelerinin önemine dikkat çeken Bozkurt Doğan,  STK’ların insan kaynaklarını, zamanını ve maddi olanaklarını etkili bir şekilde kullanmaları gerektiğini, süreç profesyonel olarak yürütülmediği takdirde aksaklıklar yaşanabileceğini sözlerine ekledi.

  • Daha önce bağış yapmış kişiler doğru bir iletişimle düzenli bağışçılara dönüştürülebilir

Projeleri doğru anlatabilmek, güven kazanmak ve kaynak geliştirmek için güçlü bir iletişimin önemli olduğuna değinen Hülya Bozkurt Doğan, bir STK’nın iletişim listesinde yer alan bireylerle düzenli olarak iletişim kurarak onları düzenli bağışçıya çevirmesinin, halihazırda STK ile bir bağı olmayan bir bağışçıyı kazanmasından daha kolay olabileceğini aktardı. Bozkurt Doğan, bağış yapan bir kişiye sonrasında teşekkür e-postasının gönderilmesinin önemine dikkat çekti. Bozkurt Doğan, STK’ların mevcut bağışçılarıyla iyi ilişkiler geliştirmesinin yeni bağışçılar kazanmasında önemli bir rol oynadığını aktardı. Elçi bağışçılığını, kişilerin güven duyduğu bir tanıdıkların yönlendirmesiyle bir STK’ya bağış yapması olarak tanımlayan Bozkurt Doğan, elçi bağışçılığı kapsamında, doğum günü gibi özel günler vesilesi ile bağış yapmış veya bağış toplamış bir kişinin, doğru iletişimle, bir sonraki adımda yardımseverlik koşusu gibi farklı bir etkinlikte gönüllü koşucu olarak o STK’ya destek olabileceğini ve çevresini harekete geçirebileceğini anlattı.

  • STK’lar bağışlarının nasıl kullanıldığını bireysel bağışçılara anlatmalılar

Konuşmasında ÇEKÜL Vakfı’ndaki deneyiminden örnekler paylaşan Bozkurt Doğan, bağışçıların yaptıkları bağışın nasıl kullanıldığına dair bilgi alma taleplerinden bahsederek bağışlarının doğru yere gittiğinden emin olmak istediklerini ve STK’ların bu anlamda şeffaf ve hesapverebilir olmasının bağışçının güveni açısından önemli olduğunu söyledi. Bağışçıların “Bağışlarımız nereye gidiyor?” sorusuna sabırla ve itina ile cevap vermenin onları düzenli bağışçılara dönüştürmedeki rolünün altını çizen Bozkurt Doğan, bağışçıya uygun kanallardan bilgi paylaşmanın bağışçılarla iletişimi güçlendirmek açısından faydalı olacağını belirtti.

  • STK’lar az miktarda yapılan düzenli bireysel bağışların büyük farklar yaratacağını anlatmalı

Hülya Bozkurt Doğan, politik ve ekonomik belirsizlikler nedeniyle dengelerin çabuk değişebildiği Türkiye gibi bir ülkede, STK’ların maddi kaynaklarını fonlar ve kurumsal bağışçılar ile sınırlı tutmalarının riskli bulduğunu belirterek sivil toplum kuruluşlarının mali sürdürülebilirlikleri açısından düzenli bireysel bağışların önemini vurguladı. TÜSEV’in yürüttüğü #MiktarıDeğilYararı iletişim kampanyasına atıfta bulunan Bozkurt Doğan, bireylerin az miktarda da olsa yapacağı düzenli bağışların büyük farklar yaratabileceğinin altını çizdi. STK’ların büyük bağışlar kadar, miktar gözetmeden, düzenli yapılan bireysel bağışların onlar için ne kadar önemli olduğunu anlatması gerektiğini söyledi.

Alican Yurtsever, TEMA Vakfı Bilgi Sistemleri ve Raporlama Bölüm Başkan Yardımcısı

  • Bağışçı verilerini güncel tutmak ve bu verilerden faydalanarak bağışçıyı tanımak önemli

Konuşmasında bağışçı verileri yönetimin önemine değinen Yurtsever, bağışçılarla iletişimde veri kullanmanın ve bu iletişim sayesinde başka veriler elde edebilmenin önemini belirtti. Verileri, sabit veri, değişken veri ve her gün yenisi eklenen veri olmak üzere üç kategori altında inceleyen Yurtsever, sabit verinin ad, soy ad, doğum tarihi ve cinsiyet gibi genelde değişmeyen bilgilerden oluştuğunu belirtti. Yurtsever, cinsiyet ve doğum tarihi bilgilerinin, bağışçılarla iletişim kurarken hitabı kişiselleştirebilmek açısından önemli olduğu için sorulmasını önerdi. Değişken veriyi oluşturan bilgilerin, il, ilçe, cep telefonu ve e-posta olduğunu aktaran Yurtsever, il ve ilçe bilgileri sayesinde daha az bağış yapılan bölgelerin analiz edilebileceğini ve o bölgelere yönelik yürütülen çalışmaların bu doğrultuda tasarlanabileceğini aktardı. Her gün yenisi eklenen verinin ise yapılan bağışlar, katılınan etkinlikler gibi sürekli değişebilecek bilgileri içerdiğini belirten Yurtsever, bağışçıyı tanımak ve bağışçının davranışını ve kuruluşla kurduğu ilişkiyi gözlemlemek için bu verilerin kayıt altına alınması gerektiğinin altını çizdi. Bireysel bağış bilgilerinin sadece muhasebede kalmayıp kurumsal bir sistem içerisinde de düzenli ve doğru bir şekilde tutulmasının önemini vurgulayan Yurtsever, verilerin yanlış girilmesini önleyecek küçük önlemler sayesinde verinin sağlıklı şekilde tutulabileceğini belirtti. Bağışçı veri tabanındaki verilerin en az senede bir kez güncellenmesinin de bağışçı verileri yönetiminin önemli bir parçası olduğunu aktardı.

  • Güçlü bir iletişim ile bağışçı kazanılabilir ve düzenli bağışçılığa teşvik edilebilir

Bağışçılar ile kurulan iletişimin önemine değinen Yurtsever, bağışçı ile ilişkiyi, bağış öncesi, bağış sırasında ve bağış sonrası olmak üzere üç başlık altında ele aldı. Bağışçı ile ilişkilerde web sitesi, e-posta, etkinlikler ve farklı etkinliklerde kurulan stantların önemli araçlar olduğuna değinen Yurtsever, bağış ile ilgili gönderilen maillerde bilgilendirme kısmının az ve öz tutulması gerektiğini belirtti. STK ile sosyal medyada etkileşime geçen kişilerin kurumların potansiyel bağışçıları olabileceğine değinen Yurtsever, özellikle popüler dijital platformların etkili kullanımının bağışçı kazanmadaki rolünü vurguladı. Etkinliğe katılıp kurumla iletişime geçmiş bir kişiyle düzenli iletişim kurularak bu kişinin kurumun bağışçısı olmasının sağlanabileceğini, ileride ise düzenli bağışçı olmaya teşvik edilebileceğini belirtti. Yurtsever, bağış sırasında kurulacak iletişimin de öneminden bahsederek, STK’lara web sitelerinin kullanıcı dostu olmasına dikkat etmelerini tavsiye etti. Ayrıca, etkinlikte kurulan bir standın sivil toplum kuruluşlarına potansiyel bağışçıları ile yüz yüze iletişim kurma fırsat sağladığı için çok verimli olabileceğini belirten Yurtsever, kuruluşa dair tanıtım materyallerinin stantta bulunması gerektiğini paylaştı. Bağış sonrasında, bağışçıya ‘hoş geldin’, doğum günü, yıl dönümü e-postaları göndermenin ve yeterli bütçe varsa, hediye paketi gibi jestler yapmanın bağışçının STK ile olan ilişkisini kuvvetlendireceğini belirterek, özel günlerde ve kampanyalarda gönderilen e-postalar ile bağışçının kuruluşu unutmamasının sağlanabileceğini aktardı. Bilgi güncelleme e-postaları ile kurumsal veri tabanının düzenli ve aktif tutabileceğini, aylık bültenler ve faaliyet raporları ile şeffaflık sağlanabileceğini ve bağışçıların güveninin kazanılabileceğini sözlerine ekledi.

  • STK’ların bağışçılar ile kurduğu ilişki bağışçı yolculuğunu şekillendirmede büyük rol oynuyor

Yurtsever, bağışçı verisinin kayıt altında tutulması için bir Excel tablosunun yeterli olabileceği gibi, kuruluşun konudaki ihtiyaçlarını ve kapasitesini belirledikten sonra, bir danışmanlık firmasından görüş alarak, bütçesine uygun bir CRM sistemi kullanılabileceğinden bahsetti. Kişilerin STK’nın uyguladığı iletişim stratejisine bağlı olarak kuruluş ile geliştirdiği ilişkiyi oluşturan kademeleri bağışçı yolculuğu olarak tanımlayan Yurtsever, veri yönetimi ile bu yolculuğun tasarlanabileceğini sözlerine ekledi. Yurtsever, bağışçı yolculuğunu ‘şüpheli alıcı’, ‘alıcı’, ‘müşteri’, ‘üye’, ‘savunucu’ ve ‘çılgın hayran’ gibi ilerleyen aşamalar üzerinden aktardı.

STK’nın etkinlik gibi vesilelerle tanıştığı bir ‘şüpheli alıcı’nın e-posta adresini aldıktan sonra düzenli bir iletişim ile ‘alıcı’ya dönüştürülebileceğini aktaran Yurtsever, bu bağışçının yaptığı bir bağışla ‘alıcı’ kategorisine geçebileceğini, düzenli iletişim sayesinde gerçekleşebilecek ikinci bir bağışla ‘müşteri’ kategorisine çıkabileceğini, etkili bir bağışçı ilişkileri yönetimiyle bu kişinin üçüncü bir bağışla ‘üye’ kategorisine yükselebileceğini ve bu noktada kuruluşa aidiyet hissedebileceğini, iletişim stratejisinin güçlülüğü ile kişinin ilerleyen süreçte ‘savunucu’ olabileceğini ve bu kategorideki bir bireyin üyesi olduğu kurumdan ve faaliyetlerinden başkalarının da haberdar olmasını sağlayabileceğini ve en son seviye olan ‘çılgın hayran’ kategorisine ulaşan kişinin çevresini de harekete geçirerek bu kuruluşa bağışta bulunmaları için teşvik edebileceğini belirtti.