Hibe tahsisi planlama süreci, vakfın kapasitesi, kaynakları, yaratmak istediği etki gibi kendiyle doğrudan bağlantılı diyebileceğimiz içsel faktörlerin değerlendirilmesi; desteklenecek alandaki ihtiyaçların, aktörlerin, çalışmaların taranması; hedefler ile sonuçlar arasında bağlantı kuran bir mantık modelinin geliştirilmesi ve program çerçevesinin belirlenmesi gibi aşamalardan oluşur. Bu temel aşamalara aşağıda detaylı olarak değinilmektedir.
Hibe tahsisi planlama sürecinde, hibe tahsisinde bulunulacak kurumların kapasiteleri, mevcut sosyal ihtiyaçların büyüklüğü ve potansiyel bağışçıların özellikleri göz önünde tutulmalıdır. Ayrıca, diğer yerel ve ulusal düzeyde çalışan STK’ların, özel sektör ve kamunun kaynak aktardığı sosyal alanların belirlenmesi hem tekrarları engelleyecek, hem de işbirliği imkânları yaratacaktır. Son olarak, kaynak aktarımı söz konusu olduğunda vakfın kaynaklarının yaratıcı bir biçimde kullanılması önemlidir. Nakdi hibelerin yanında vakfın insan kaynağı, ilişkileri, merkezi ve teknik altyapısı STK’lar için değerli kaynaklar olabilir.
Hibe Programı Planlaması
Hibe tahsisi planlama süreci, vakfın kapasitesi, kaynakları, yaratmak istediği etki gibi kendiyle doğrudan bağlantılı diyebileceğimiz içsel faktörlerin değerlendirilmesi; desteklenecek alandaki ihtiyaçların, aktörlerin, çalışmaların taranması; hedefler ile sonuçlar arasında bağlantı kuran bir mantık modelinin geliştirilmesi ve program çerçevesinin belirlenmesi gibi aşamalardan oluşur. Bu temel aşamalara aşağıda detaylı olarak değinilmektedir.
Hibe tahsisi planlama sürecinde, hibe tahsisinde bulunulacak kurumların kapasiteleri, mevcut sosyal ihtiyaçların büyüklüğü ve potansiyel bağışçıların özellikleri göz önünde tutulmalıdır. Ayrıca, diğer yerel ve ulusal düzeyde çalışan STK’ların, özel sektör ve kamunun kaynak aktardığı sosyal alanların belirlenmesi hem tekrarları engelleyecek, hem de işbirliği imkânları yaratacaktır. Son olarak, kaynak aktarımı söz konusu olduğunda vakfın kaynaklarının yaratıcı bir biçimde kullanılması önemlidir. Nakdi hibelerin yanında vakfın insan kaynağı, ilişkileri, merkezi ve teknik altyapısı STK’lar için değerli kaynaklar olabilir.
[vc_tta_vc_tta_section]
Hibe programının stratejisini oluştururken öncelikle vakıf olarak nasıl bir destekçi olmak istediğinize, neleri daha fazla önemsediğinize, nasıl bir etki yaratmayı hedeflediğinize karar vermeniz gerekir. Bunun için aşağıdaki soruları kendinize sorarak işe başlayın.
Neden hibe tahsisine başlamalısınız?
Dünyada sadece STK’lara hibe vererek misyonlarını gerçekleştirmeye çalışan çok sayıda vakıf var. Bir vakıf hedeflerine ulaşmak için kendi operasyonlarını gerçekleştirebilecekken neden kaynaklarını başka STK’lara hibe tahsis etmek için kullanır? Vakıfların hibe tahsisini temel işlev olarak tercih etmelerinin nedenlerinden bazıları şunlar:
Kamusal hizmetlerin yararlanıcılara en yakın olan kuruluşlar tarafından sağlanması gerektiğini düşünmek;
Özellikle yerel düzeyde faaliyet gösteren STK’ların çeşitli yollarda topluma değer katabileceğine inanmak;
Farklı çevrelerde yeni fikirleri denemek istemek;
Desteklenen STK’lar aracılığıyla yereldeki bilgi ve ihtiyaçlara ulaşabilmek;
STK’ların kapasitesini geliştirmeyi misyonlarının bir parçası olarak görmek;
Bu ve başka nedenler vakıfları hibe programı oluşturmaya teşvik edebiliyor. Vakıfların hibe tahsisine başlamalarının ardında yatan motivasyonlarını çok iyi anlamaları ve buna göre hibe programını tasarlamaları son derece önem arz ediyor. Eğer bu doğru anlaşılmazsa ve ifade edilmezse programın kalitesi düşük olabileceği gibi hedeflere de ulaşılamamasına neden oluyor.
Hangi kaynaklarınızı ortaya koyabilirsiniz?
Yeni bir hibe programı tasarlayan bir vakıf olarak sadece tahsis edeceğini fonları değil aynı zamanda programın yürütülmesi için gerekli olan tüm kaynakları düşünmeniz gerekir. Bu iç değerlendirmede hangi kaynakları kullanabileceğinizi tespit edersiniz. Buna göre ele alacağınız sorunda üstleneceğiniz rolü, hibe alıcılarıyla kuracağınız ilişkiyi, kuracağınız işbirliklerini tanımlamanız kolaylaşır. Kendi kapasitelerinizi anladığınızda yapılması gerekenlerle gerçekçi olarak katkı sunabileceğiniz şeyler arasında bağ kurabilirsiniz.
İçsel değerlendirme yaparken şu soruları sorun:
Mali kaynaklar: Bu program için bütçenizin yüzde kaçını harcayabilirsiniz? Bu miktar ihtiyacı karşılamak için yeterli mi?
İnsan sermayesi: Personelinizin güçlü olduğu alanlar nedir? Bunlar hibe program yönetiminde nasıl kullanılabilir? İnsan kaynaklarınızın ne kadarını hibe program yönetiminde kullanabilirsiniz?
Entelektüel sermaye: Alanda ne kadar deneyim ve bilginiz var? Konunun uzmanları ile bağlantılarınız bulunuyor mu?
Sosyal sermaye: Başkaları tarafından nasıl algılanıyorsunuz? Hangi ağ ve ilişkiler sorunların ele alınışında etkili olabilir?
Rekabet avantajı: Taramadan edindiğiniz bilgilere göre alana ne tür katkılar yapabilirsiniz ve fark getirebilirsiniz?
Nasıl bir etki yaratmak istiyorsunuz?
Hibe programınız ile nasıl bir etki yaratmak istediğinizi düşünmeniz gerekiyor. Aşağıda yer alan üç tür fonlama kategorisinden hangisinin size daha uygun olduğuna bakabilirsiniz.
Faaliyet ve hizmetleri desteklemek: Bir takım faaliyet ve hizmetlerin gerçekleşmesi için verilen destek türüdür. Örneğin bir araştırmanın yürütülmesi, bir yayın hazırlanması veya hizmet alımının giderlerini karşılar. Vakıf, desteklediği STK’nın gelişimi ve uzun dönemli çalışmalarından ziyade söz konusu işin yerine getirilmesiyle ilgilenir. Sosyal değişim ve inovasyonun önemi hakkındaki sürdürülen tüm tartışmalara rağmen hibe veren vakıfların çoğunluğu bu grupta yer alır.
Kapasite gelişimini desteklemek: Belli bir konuda aktörlerin kapasitesini güçlendirmek için yapılan yatırım ön plandadır. Bu desteklenen STK’nın yönetim süreçlerinin iyileştirilmesine ve sürdürebilirlik boyutu kazandırılması olabileceği gibi okul öncesi eğitimde yer alan öğretmenlerin profesyonel becerileri geliştiren bir STK projesine fon sağlamak şeklinde de olabilir.
Sosyal değişimi desteklemek: Bu destek biçiminde STK’ların içinde faaliyet gösterdiği alanı iyileştirme ve sistemde bir değişiklik yapma motivasyonu hâkimdir. Bu vakıflar hibe alıcısı kuruluşun yararlanıcılara sağladığı hizmetlere değil, yaratmakta olduğu etkiye odaklanırlar. Toplumsal sorunların kökünde yatan nedenlerle mücadele etmek için birçok insan ve kaynağın harekete geçirilmesini desteklerler. Örneğin erken çocukluk dönemi eğitiminin önemine yönelik bir medya ve savunuculuk kampanyası bu kapsamda desteklenecek bir çalışma olabilir.
Ne tür bir destekçisiniz?
Hibe programınızla nasıl bir tutum takip edeceğinizi ne tür bir destekçi olduğunuz belirler.
Reaktif destekçi: Gelen başvurulara yanıt verir ve kendisine sunulan teklifler arasından en iyi olan ile ilgilenir. Avantajları çok çeşitli STK’ları tanıma şansı, başvuru öncesinde daha az araştırma yapma gereği, STK’ların ihtiyaçlarına yanıt veren bir konuma ulaşmaktır. Dezavantajları ise çok fazla sayıda başvuru almak, bunların değerlendirilmesi ve yanıt verilmesi için kaynak ayırmak durumunda kalmaktır.
Müdahaleci veya proaktif destekçi: Belli bir konuda etki yaratmayı veya bir faaliyet alanını geliştirmeyi ister, genellikle bir plan doğrultusunda hareket eder. Açık çağrı yapmak yerine fonlayacağı potansiyel projeleri ve kuruluşları belirlemek için kendisi adım atar. Avantajları daha az idari masraf ve personel zamanı gerektirmesi, daha az sayıda kuruluşla yakın ilişki geliştirebilme imkânıdır. Dezavantajları ise açık teklif çağrısı yapılmadığı için vakfın tanımadığı uygun proje ve kuruluşları kaçırma olasılığı ve ayrıca fonlanan alanlarda yoğun araştırma yapma gerekliliğidir.
Dengeleyici destekçi: Fonun yetersiz kaldığı alanlarda boşlukları doldurmaya çalışır. Avantajı temel kamusal hizmetlerin yerine getirilmesini sağlamasıdır. Dezavantajı ise diğer donörlerin destekledikleri ve kamu kuruluşlarının hizmet sağladıkları alanların takip edilerek hep aynı konulara fon sağlanması, diğer donörler tarafından ihmal edilen, riskli, yenilikçi alanlara girilmemesidir.
Etkin bir hibe tahsisinin temelinde vakfın odaklanacağı toplumsal meseleleri doğru belirlemesi yatar. Bu sebeple pek çok hibe veren vakıf ihtiyaç analizleri gerçekleştirir.
Hibe tahsisi planını yönlendirmesi dışında bu çalışmalar vakfın toplumsal meselelerdeki uzmanlığını ve farklı paydaşları bu konular etrafında bir araya getirme yetisini de artırır. Düzenli gerçekleştirilmeleri halinde, değişen ihtiyaçların veya aniden ortaya çıkabilecek acil durumların farkına çok geç olmadan varılmasını ve öngörülmesini sağlarlar.
İhtiyaç analizleri gerçekleştirilirken, ihtiyaçlar kadar toplumun elindeki mevcut kaynakların ve bu kaynakların nasıl kullanılabileceğinin de irdelenmesi gerekecektir. İnsan doğası fırsatlardan çok sorunları görmeye meyilli olduğundan, toplumsal ihtiyaç analizleri yapılırken bu önemli nokta dikkate alınmalıdır. Örneğin, yükseköğrenim görmüş genç nüfusun varlığı, bölgede bir üniversitenin varlığı, bölgede üretim yapan şirketler, doğal varlıklar hep toplumsal ihtiyaçların çözümünde önemli rol üstlenecek kaynaklardır.
İhtiyaç analizleri yapılırken odak grup görüşmesi, sosyal forum, ikincil verilerin analizi, anket uygulaması, derinlemesine görüşme gibi araçlar kullanılır. Araçların belirlenmesi analizin hangi amaçla yapıldığı, ne tür veriye ihtiyaç duyulduğu, bu çalışmaya ayrılabilecek zaman, insan kaynağı ve maddi kaynaklar, hedef kitle gibi etkenlerle yakından ilişkilidir. Başlangıç aşamasında ihtiyaçların objektif, kapsamlı ve bütüncül bir resminin çekilmesi amaçlandığından araçlar mümkün olduğunca çeşitli bir şekilde kullanılmalıdır.
Etkili bir hibe programı tasarlayabilmek için elinizdeki kaynaklarla söz konusu sorunları nasıl çözülebileceği ile ilgili varsayımlar geliştirmeniz gerekiyor. Var olan bilgilerden ve sahadaki diğer aktörlerin faaliyetlerinden yararlanabileceğiniz gibi kendi kapasitenizi düşünerek hedeflediğiniz sonuçlara nasıl ulaşabileceğiniz ile ilgili fikirler geliştirebilirsiniz. Bunun en etkili yollarından biri mantık modeli veya değişim teorisini uygulamaya geçirmektir. Bu modeller stratejiler ile beklenen sonuçlar arasında bağ kurar, bu sonuçlara ulaşmak için atılması gereken adımları ve kullanılması gereken kaynakları tanımlar.
Hibe veren vakıflar, hibe alıcılarından projelerini mantık modeli ile sunmalarını ve proje değerlendirmesinde bu yaklaşımı kullanmalarını talep ederler. Günümüzde mantık modeli sadece değerlendirme için değil planlama süreçleri için de kullanılmaya başlanmıştır.
Bazıları değişim teorisi ve mantık modelini aynı şeyi ifade etmek için kullanırken diğerleri ikisinin arasında önemli farklar olduğunu söylüyor. Değişim teorisi, yaratılmak istenen değişimi yaratmak için atılması gereken adımlar hakkında varsayımları, bu şartları oluşturmak için yapılacak faaliyetleri ve neden bu faaliyetlerin işe yarayabileceğinin açıklanmasını içerir. Mantık modelinde ise girdiler ile sonuçlar arasındaki ilişkiye odaklanılır. Mantık modelleri program faaliyetlerini sonuçlara bağlarken değişim teorisi daha çok süreçlere yoğunlaşır.
Değişim teorisi, planlanmış bir sosyal değişim sürecini ifade eder; uzun vadeli hedeflerin tasarlanmasına kılavuzluk eden varsayımlardan yola çıkılır. Değişim teorisi geliştirmek için öncelikle programı tasarlayan kişiler (vakıf temsilcileri, proje uzmanları, değerlendirme uzmanları, paydaşlar vb.) bir araya gelirler. Yaratılmak istenen uzun vadeli etkiyi saptar, sonra buna ulaşmak için hedefler ve bunların her biri için başarı göstergeleri ve kilometre taşları belirlerler. Her adımda neyin işleyebileceği, nasıl ve neden beklenen etkiye katkıda bulunacağına ilişkin varsayımlarını ortaya koyarlar.
Hibe programınız için bir teklif çağırısı yapacaksanız kriterleri, değerlendirme için elinizdeki kaynakları, destek alanları ve bölgelerini, almak istediğiniz sonucu ve riskleri en baştan belirlemeniz gerekiyor.
Kriterler
Kriterleri geniş tutmayı ve başvuran kuruluşlara esneklik tanımayı tercih edebileceğiniz gibi vakfınızın önceliklerini ön plana çıkartmak için kriterleri daraltmayı da düşünebilirseniz. Kriterler geniş olursa çok sayıda başvuru almaya ve değerlendirme için uzun zaman ayırmaya hazırlıklı olun. Kriterlerinizi belirlerken değerlendirme sürecinde ne kadar başvuru ile başa çıkabileceğinizi, ayırabileceğiniz zaman ve kaynakları (uzmanlık, zaman, danışman ödemeleri için maddi kaynak) göz önünde bulundurun.
Coğrafi alan
Ülkenin her yanından proje teklifi almaya açık olabileceğiniz gibi belli bölgelerden gelecek tekliflere öncelik vererek hibe programınıza coğrafi bir odak kazandırmayı tercih edebilirsiniz. Hedef alacağınız yerleşim alanlarını belirlerken sahadaki ihtiyaçlar, vakfınızın misyonu ve elinizdeki kaynaklar arasında denge kurmaya çalışın.
Hedef gruplar
Hibe programınız aracılığı ile kimin üzerinde etki yaratmaya çalıştığınızı düşünün. Hedef grup, hibe tahsis edeceğiniz STK’lar değil, fonlandırılan proje aracılığı ile ulaşılacak olan gruptur. Örneğin hibe programınız Türkiye’de insan hakları eğitimini güçlendirme amacını güdüyorsa hedef gruplar insan hakları eğitmenleri, eğitim ve öğretim kuruluşlarının yöneticileri, öğrenci, öğretmen, ailelerden vb. oluşabilir.
Konular
Hibe programının hangi konulara odaklanacağı belirlenirken genellikle, kurucuların vasiyeti, vakfın misyonu, vakıf yöneticilerinin ortak değerleri gibi iç dinamikler temel alınır. Bu parametreler niyet bildiren genel bir çerçeve olabileceği gibi ele alınacak konuların detaylı bir şekilde tanımlanmasını da içerebilir.
Destek türü
Çeşitli kaynakları kullanarak ve farklı yöntemler izleyerek hibe tahsisinde bulunabilirsiniz. Aşağıda kısa açıklamaları ile beraber destek seçeneklerinin bir listesi bulunmaktadır.
Acil durum fonları: Kuruluşlara kısa dönemli ve acil ihtiyaçlarını karşılamaları için bir defaya mahsus verilen hibeler
Ana varlık desteği: Kuruluşların ana varlık oluşturmalarına destek olmak için verilen hibeler
Araştırma: Hibe veren vakfı ilgilendiren konularda yapılan araştırmaların fonlandırılması için verilen hibeler
Başlangıç desteği: Maaş ve idari masrafları da içermek üzere, yeni kuruluşlar veya yeni projeler başlatılması için verilen hibeler
Bina / onarım: İnşaat, onarım, yenileme için bir kuruluşa verilen hibeler
Borç azaltma: Kuruluşlara bütçe açığını kapatması için verilen hibeler
Burs fonları: Eğitim kuruluşlarının araştırma burs programları için verilen hibeler
Danışmanlık hizmetleri: Ortak bir alandaki proje veya değerlendirme süreci için profesyonel kadro desteği
Donanım: Kuruluşların donanım almaları için verilen hibeler
Film/video/radyo: Kuruluşların belli bir film, video ve radyo ürünü yapımından doğan harcamalarını karşılaması için verilen hibeler
Gelir geliştirme: Kuruluşların fon geliştirme, tanıtım veya destekçi tabanlarını geliştirmelerine destek olmak için verilen hibeler
Genel / operasyonel destek: Bir kuruluşun belli bir amaç veya proje yerine, günlük operasyonlarından kaynaklanan masraflarını karşılamak ve genel amacını veya yaptığı işi devam ettirebilmesi için verilen, sınırlandırılmamış hibeler
Hibe eşleştirme: Başka bir dönorden ek kaynak bulunması şart koşularak verilen hibeler
Kapasite geliştirme: Maaş ödemeleri, personel desteği, personel eğitimi, stratejik planlama, kapasite geliştirme, bütçeleme veya muhasebe gibi konularda kullanmaları için kuruluşlara verilen hibeler
Konferanslar / seminerler: Bir konferans, seminer veya atölye çalışması düzenlemelerinden doğan masrafları karşılamaları için verilen hibeler
Program değerlendirmesi: Belli bir proje veya programın değerlendirmesi için verilen hibeler
Program geliştirme: Belli bir amacı gerçekleştirme veya belli bir proje uygulaması için verilen hibeler
Programla alakalı yatırımlar / krediler: Vakfın ilgilendiği konularda proje yürüten bir kuruluşa, verdiği kredinin ardından piyasadaki oranın altında faiz ile birlikte gelir ödenmesini ve bu paranın tekrar aynı şekilde başka kuruluşlar için kullanılmasını içeren yatırımlar
Sermaye kampanyaları: Bina, inşaat, ana varlık, ekipman veya arsa alımı gibi çeşitli amaçlar, kuruluşun yürüttüğü birkaç yılı kapsayan kaynak geliştirme kampanyasını desteklemek için verilen hibeler
Sürekli destek: Kuruluşlara düzenli olarak yinelenen hibeler
Yayın: Hibe veren vakfı ilgilendiren konularda yapılmış bir araştırma veya projenin sonuçlarından yola çıkarak hazırlanan rapor veya diğer raporların fonlanması için verilen hibeler
Yıllık kampanyalar: Bir kuruluşun var olan operasyonel giderlerini karşılamak için yürüttüğü kaynak geliştirme kampanyasını desteklemek için verilen hibeler
Fonların büyüklüğü
Hibe programı için ortaya koyabileceği her türlü kaynağı değerlendirdikten ve hibe programının destekleyeceği konuları, alanları, faaliyet türlerini belirledikten sonra bu faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için tahsis edebileceğiniz fon miktarını ve sayısını saptayın. Fonların büyüklüğünün kapasiteniz ile uyumlu olması gerektiği gibi hedeflerinize ulaşılabilmenizi sağlayacak kadar gerçekçi bir miktarda olmalıdır.
Destek süresi
Hibe programının ne kadar süreyle bir STK’yı desteklemeye devam edeceğine karar vermeniz gerekir. Doğru süre desteklenecek kuruluş tipine, yaratılmak istenen değişime göre farklılık gösterir. Yeni ve kapasitesi zayıf bir kuruluş desteklendiğinde beklenen sonuçlara ulaşması daha uzun zaman alacaktır. Mali yeterliliği ve saha deneyimi fazla olan kuruluşlar hedeflerini daha hızla gerçekleştirebilirler.
Hibe Tahsisi Çağrı Yöntemi
Hibe tahsisi yöntemi ile kastedilen, hangi hibe tahsisi için açık, hangi hibe tahsisi için kapalı çağrı yapılacağının kararlaştırılmasıdır. Vakıf prensip olarak tüm hibe tahsislerinde açık veya kapalı çağrı yöntemini benimseyebileceği gibi, tercihini hibe türüne göre de değiştirebilir. Burada önemli olan, tüm hibe tahsislerinde kapalı çağrı yapılacak olsa dahi, vakfın bu yöntemi benimsediğini kamuoyu ile paylaşmasıdır.
Hibe Tahsis Döngüsü
Hibe tahsis döngüsü genel olarak hibe programına başvuru alma, başvuruları değerlendirme, sonuçları duyurma, hibe alıcıları ve diğer paydaşlarla iletişimi ve işbirliğini sürdürme ve izleme-değerlendirme süreçlerini kapsar. Hibe veren her vakfın aynı döngüyü takip ettiklerini söylemek mümkün değildir. Bazı vakıflar sene boyunca başvuru alırken, bazılarının belli başvuru dönemleri bulunur. Kimi vakıflar kendileri tarafından başvuruya davet edilmemiş kuruluşların başvurularını incelemeye almaz. Kimi vakıflar da önce kavramsal not ve niyet mektubu almayı; kuruluşlara saha ziyareti gerçekleştirmeyi, mülakat yapmayı ve uygun olanları ana başvuruya dâhil etmeyi tercih eder. Destekleyecekleri kuruluşları kendileri araştıran, önce küçük fonlarla başlayıp işbirliğini test ettikten sonra stratejik ortaklıklar kuran vakıflar da vardır.
[vc_tta_vc_tta_section]
Hibe programına başvuruların duyurulup toplanması sadece açık çağrılar için geçerlidir. Kapalı çağrı yapmanız halinde aşağıdaki bilgileri ilgili kuruluşlardan doğrudan istemelisiniz.
Resmi başvuru süreci yerine sadece belirlediğiniz kuruluşları teklif sunmaya davet edecekseniz öncelikle potansiyel hibe alıcılarını araştırmaya epey zaman ayırmanız gerektiğini bilmelisiniz. Bu süreci kolaylaştırmak için açık çağrı süreci olan vakıflardan yardım alarak size teknik değerlendirmeden geçmiş, desteklenebilecek projeler ve STK’lar konusunda öneride bulunmasını isteyebilirsiniz.
Duyuru
Eğer vakfınız açık çağrı ile proje teklifleri almayı düşünüyorsa çağrı duyurusunu çeşitli yollarla yapabilirsiniz. Ancak önemli olan hedeflediğiniz kuruluş türüne uygun ve erişilebilir olmasıdır.
Talep edeceğiniz bilgiler
Potansiyel başvuruculara hibe başvurusunda aranan koşulların nasıl yerine getirileceği konusunda açık ve net bir şekilde bilgi verilmesi, hibe programının başarısı açısından son derece önemli olup, gerek açık gerek kapalı hibe çağrıları için geçerlidir.
Orantılılık
Talep edilen bilgiler verilen hibe, destek türü desteklenen kuruluş tipi ve kuruluşlarla kurulacak ilişki biçimi ile orantılı olmalıdır.
Hibe başvurularının toplanmasını, başvuruların değerlendirilmesi izler. Ancak bunun öncesinde vakıf personelinin yerine getirmesi gereken bir takım idari işlemler bulunur.
Teyit
Başvuruda bulunan kuruluşları başvurularının ulaştığına dair bilgilendirin. Bunun en kolay yolu bir e-mail göndermektir. Vakfınız resmi yazışmalarında e-mail kullanmıyorsa, posta ve faks’la da bildirim yapabilirsiniz.
Başvuruların kaydı
Aldığınız tüm başvuruları kaydedin. Başvuruların kaydı, başvuranlarla iletişimi kolaylaştıracağı gibi hem arşivleriniz hem de gelecek planlaması için faydalı olacaktır. Gelen başvuru sayısı, başvuran kuruluşların türü gibi konularda size veri sağlayarak hibe programının duyurusu ve cazibesi ile ilgili size fikir verir.
Ön eleme
Eksik belge sunan, seçim kriterlerine uymayan, başvuru kılavuzuna uygun şekilde hazırlanmamış olan başvuruları eleyin.
Detaylı inceleme ve listeleme
Vakıf personeli her bir başvuru okuyup, Hibe Tahsis Kurulu ve Yönetim Kurulu ile paylaşmak üzere notlar alarak değerlendirdikten sonra kriterlere uygunluğa göre teklifleri bir öncelik sıralamasına koyar. Detaylı incelemeyi yapan kişi kim olurlarsa olsun değerlendirme sırasında vakfın misyonunu, önceliklerini, kurucularının değerlerini ve hassasiyetlerini temel almalıdır.
Diğer bilgi kaynaklarına başvuru
Proje teklifi, bir kuruluşa hibe verip vermeme kararında esas alınan metindir ancak proje teklifi sadece bir araçtır ve zaman zaman yanıltıcı olabilir. Yukarıda sıralanan bilgilerin hepsini tekliften çıkartamayabilirsiniz; ama bu, sunulan projenin kötü olduğu anlamına gelmez. Bazı kuruluşlar çok iyi işler çıkartmalarına rağmen, yaptıklarını anlatmakta zorlanırlar. Teklif yazmakta deneyimli bir danışmanın elinden çıkmış bir başvuru kuruluşun taahhüt ettiği çalışmaları başarılı bir şekilde yerine getireceği hissiyatını yaratırken; profesyonel görünmeyen bir başvuru, işin bilinmediği kanaati oluşturarak yerelde çok etkili çalışan, küçük ve yeni bir kuruluşa şans verilmemesine neden olabilir.
Bu yüzden teklifin yanı sıra başka bilgi kaynaklarından faydalanarak kuruluşu daha iyi tanımaya çalışabilirsiniz. Alanda çalışan diğer STK’lar, donörler, destek kuruluşları, tematik ağ ve platformlardan sadece başvuruda bulunan kuruluş hakkında değil aynı zamanda önerilen strateji ve proje fikri hakkında görüşlerini isteyebilirsiniz.
Doğrudan iletişim kurma
Eğer zamanınız ve kaynağınız varsa listeye aldığınız kuruluşlarla doğrudan iletişime geçin. Telefon görüşmesi ve e-mailleşme en az masraflı seçenek olsa da listeye alınan potansiyel hibe alıcılarını ziyaret etmeniz ve onların nasıl ve nerede çalıştığını görmek kuruluşu ve projelerini daha yakından tanımanızı ve kuruluşun kapasitesi hakkında daha gerçekçi bir fikir edinmenizi sağlayacaktır.
Teknik değerlendirme
Teknik değerlendirme bir kuruluşa hibe yapmadan önce mali ve kurumsal yapısının sağlamlığı hakkında vakfın bilgi edinmesidir. Doğrudan iletişim kurma, proje teklifinin yanında sunulan belgeleri inceleme, dış kaynaklarından bilgi toplama vb. yöntemler kullanılarak teknik değerlendirmede bulunulabilir.
Analiz
Tüm bu verileri bir araya getirip teklif hakkında bir yargıya ulaşabilmek ve teklifleri birbiri ile karşılaştırabilmek için bazı vakıflar değerlendirme cetveli, bazıları ise kontrol listesi oluşturur.
Özet belgeler
Vakıf personeli listeye almış olduğu başvurular hakkında Hibe Tahsisi Kurulu / Danışma Kurulu ve Yönetim Kurulu için özet, bilgilendirici dokümanlar hazırlar.
Son karar
İlgili kurullar vakıf personelinin hazırladığı dokümanları inceler ve hibe tahsisinin yapılacağı başvuruları seçer. Yönetim Kurulu seçim yaparken vakıf personeli ve Hibe s Kurulu’nun tavsiyelerini göz önünde bulundurur. Burada dikkat edilmesi gereken nokta vakıf personeline, Hibe Tahsis Kurulu ve Yönetim Kurulu’na dokümanları incelemeleri için yeterli zamanın verilmesidir.
Başvuruların değerlendirilmesinin ardından teklif sunan kuruluşlara başvurularının sonuçlarını bildirmek gerekir. Pek çok vakıf hibe tekliflerinin değerlendirilmesinin sonucu olarak ya teklifi kabul edeceği ya reddedeceği, iki seçeneği olduğunu düşünür. Halbuki vakıf şu seçenekleri de hayata geçirebilir: deneme niteliğinde hibe vermek, kapasite geliştirme desteği vermek, yeni bir yaklaşım önermek veya ortaklık kurmayı önermek.
Hibe sözleşmesinde raporlama ve ödeme tarihlerinin yanı sıra ne şekilde ve ne sıklıkta iletişim kurulacağı belirtilir. Hibenin kullanıldığı süre boyunca proje uygulamasını etkileyebilecek herhangi bir değişiklik olması durumunda iki taraf da birbirini bilgilendirir.
Projeyi yürüten kuruluşla ne kadar yakın bir ilişki kurmak istediğinize karar verin. Bazı vakıflar hibe tahsis edip fonlama dönemi sonunda rapor almaktan memnun olurken diğerleri projelerin ilerleyişi hakkında düzenli olarak bilgi almayı, stratejik değişiklikleri tartışabilmeyi ve kuruluşun kapasite gelişimine katkıda bulunmayı ister.
Vakıfların sadece hibe teklif çağrısında bulunmak ve başvuru sonuçlarını duyurmak için değil destekledikleri girişimlerden ve bunların yarattıkları etkilerden bahsetmek, çıkarılan dersler, başarılı uygulamalar, tekrarlanabilecek müdahaleler, iyi işleyen stratejileri paylaşmak için de iletişim araçları ve bilgi sistemlerini etkili şekilde kullanmaları beklenilir. Böylece sahadaki diğer aktörler vakfın hibe program deneyimlerinden faydalanabileceği gibi, vakıf toplu olarak oluşturduğu etkiyi yansıtmış ve desteklenen girişimlere daha fazla eş finansman çekilmesini sağlamış olur.
Hibe programının amacı belli bir alanda bir fark yaratmak olsa da vakfın hibe tahsisindeki birincil sorumluluğu verdiği hibenin uygun şekilde kullanıldığını garanti altına almaktır. Hibe tahsisi gerçekleştirildikten sonra, hibe şartlarının yerine getirilip getirilmediğini izlemek için bir mekanizmaya ihtiyaç duyulacaktır. İzleme, hibe tahsisi gerçekleştirildikten sonra metodolojik ve planlı bir şekilde hibenin kullanım şekline ilişkin bilgi toplar ve bu bulgulardan yola çıkarak proje müdahalenin etkinlik ve verimliliğinin arttırılmasına yardımcı olur. Hibe programı olan birçok vakıf destekledikleri projenin faydasını ve mali finansmanın etkisini anlamak için ayrıca proje sonu değerlendirmesi yapar.
Amaç
Değerlendirme, vakfın kendi gelişimi ve ilerlemesini izleyerek misyonunu gerçekleştirme hedefine bir adım daha yakınlaşmasını sağlar. Öncelikle değerlendirme ile ne elde etmeyi istediğinizi anlamalısınız.
Kapsam
Hibe başvurularında kuruluşların izleme ve değerlendirme mekanizmasını nasıl oluşturacaklarına, hangi yöntemleri ve başarı göstergelerini kullanacaklarına dair bilgiler talep edilir.
Derinlik
Değerlendirmenin derinliği bu alıştırmadan beklentilerinize, hibenin büyüklüğü ve kapsamına ve projeyi yürüten kuruluşun kapasitesine göre değişir. Spektrumunun bir ucunda donörler sadece fonlarının nasıl kullandığını önemseyip proje dönemi sonunda sunulacak bir rapor ile hibelerin aklanması ile yetinir ve değerlendirmenin derinliği azdır. Spekturumun diğer ucunda ise başlangıçta belirlenmiş olan başarı ölçütleri ve değerlendirme yöntemi ışığında değerlendirmeye çok daha sistemli yaklaşır ve değerlendirmenin derinliği fazladır.
Hibeleri aklama
Amacınız sadece hibenin doğu şekilde kullanılıp kullanılmadığını tespit etmekse veya desteklenen faaliyet derinlemesine bir değerlendirme gerektirmiyorsa, basit bir form oluşturarak iletişim materyalleri ve ödeme belgeleri ile birlikte temel bilgileri talep edebilirsiniz.
Değerlendirmeci
Bazı vakıflar, hibe alıcılarının kendisinin proje değerlendirmesini yapmasını ister ve hibe bütçesine bununla ilgili bir kalem eklerken, diğerleri bağımsız bir uzmanın projeleri değerlendirmesini tercih eder. Her iki yöntemi birlikte kullanan vakıflar da vardır.
Değerlendirme Sürecinin Aşamaları
Değerlendirmede doğru soruların sorulması, gerçekten işinize yarayacak bilgilerin toplanması, elde edilen bilgilerin karar alma sürecinde göz önüne alınması ve buna göre programa yön verilmesi gerekir.
[/vc_tta_vc_tta_section]
Ortaklık ve İşbirliği
Hibe veren bir vakıf, misyonunu ancak ortaklıklar ve işbirlikleri kurarak yerine getirebilir. Diğer girişim türlerine kıyasla ortaklıkların daha sürdürebilir sonuçlar doğurduğu kabul edilmektedir. Vakıflar, sadece kendi kaynaklarını kullanarak istedikleri etkiyi yaratamayacaklarının ve işbirliklerinin öneminin farkına varmaktadır. Bugün toplumların karşılaştıkları sorunların çeşitliliği ve büyüklüğü düşünüldüğünde vakıfların diğer aktörlerle işbirlikleri kurarak kaynaklarına etkisini arttırmaları gerekiyor.
[vc_tta_vc_tta_section]
İşbirliğinin önemini ve faydasını kavrayan vakıflar birlikte çalışarak ve birbirinden öğrenerek daha güçlü bir etki yaratabileceklerine inanıyorlar. Donörlerin oluşturdukları birliklerin farklı amaçları olabiliyor; bilgi paylaşımı, ortak stratejiler geliştirme ve kaynaklarını bir havuzda toplama bunlardan bazıları.
Hibe alıcıları ile yapıcı bir ilişki geliştirmek için yapılması gereken üç temel düzenleme eşitliğe dayalı bir ortaklık kurmak, iletişimi iyileştirmek ve kurumsal kapasite gelişimini desteklemektir.
Eşitliğe dayalı ortaklık kurmak
Ortaklık ve işbirliğinin vakıfların söylemlerinde yüceltilmesine karşın hibe alıcılarının görüşlerinin ve ihtiyaçlarının hesaba katılmadığına yönelik eleştiriler bulunmaktadır. Ne yazık ki hibe programlarındaki ilişkiler donörün baskınlığı ile şekillenir.
İletişim iyileştirmek
Hibe veren vakıf ile hibeyi alan kuruluş arasındaki iletişimi en fazla etkileyen şey güç dinamiğidir. Vakfın fonu sağlayan, STK’nın fona ihtiyacı olan taraflar olması eşit olmayan bir ilişki yaratır.
Kapasite geliştirme
Hibe alıcılarının kurumsal kapasiteleri daha güçlü olursa projelerini çok daha etkili şekilde uygulayabilir ve fark yaratabilirler. Donörler, kuruluşların kapasite gelişimine destek olarak hem destekledikleri projelerin etkisini arttırır hem de sektörel gelişime katkıda bulunmuş olurlar.
